De sociale veiligheid binnen organisaties staat momenteel sterk in de belangstelling. Dat komt door een aantal betreurenswaardige zaken die in de media flink aandacht hebben gekregen. In diverse sectoren blijkt het op dit vlak minder goed geregeld dan we hoopten; reden om er extra aandacht aan te besteden. Het hoger onderwijs is daarop geen uitzondering. Ook hier spelen met enige regelmaat kwesties die gaan over grensoverschrijdend en ongewenst gedrag en uit de hand gelopen conflicten, waarin deels vertrouwenspersonen goed kunnen optreden. Er zijn echter ook kwesties die bij uitstek op het terrein van een ombudsfunctionaris liggen, die per definitie onafhankelijk én onpartijdig is. En op heel veel hogescholen is die er nu niet.

Voor individuele medewerkers (melder, beklaagde, leidinggevende) kan dit tot nare consequenties leiden en ook de instelling kan er veel reputatieschade door oplopen. Dat maakt dat de inrichting van het proces en het voorhanden zijn van diegenen die wanneer er iets speelt, adequaat kunnen optreden en kunnen doen wat nodig is, nauw luisteren. Dit is helaas nog lang niet overal optimaal geregeld.

Aan de universiteiten is in juli 2021 een grote stap voorwaarts gezet, toen via de CAO de verplichting werd opgelegd om de functie van ombudsman (personeel) in te voeren. Hogescholen zijn zo ver nog niet, maar met het oog op de nog lopende CAO-onderhandelingen is ons pleidooi om het goede voorbeeld van de universiteiten te volgen en ook bij hogescholen overal een ombudsfunctie in te stellen. Bij zijn vertrek uit de Tweede Kamer eind vorig jaar heeft CDA-er Harry van der Molen hier al voor gepleit, constaterend dat maar 30% van de hogescholen nu zo’n functionaris heeft. Op zijn initiatief is een motie die hierom vraagt vrijwel unaniem aangenomen.

Wat doet een ombudsman
Een ombudsman behandelt en beoordeelt, als onpartijdige derde, klachten over onbehoorlijk gedrag van medewerkers en studenten of onbehoorlijke behandeling door een medewerker of bestuursorgaan. De ombudsman kan een onafhankelijk, zelfstandig en onpartijdig onderzoek starten. Hierbij kan de ombudsman advies geven ten aanzien van rechtspositionele situaties en indien gewenst ook bemiddelen. Wanneer er sprake is van terugkerende patronen of structurele misstanden binnen de organisatie dan rapporteert de ombudsman dit aan het college van bestuur. Het rapport dat opgesteld wordt na een klachtonderzoek bevat zowel de bevindingen als aanbevelingen. De ombudsman draagt zo bij aan een goede en (sociaal) veilige organisatiecultuur om te werken en te studeren.

De functie van ombudsman bestaat binnen het hoger onderwijs nog niet zo lang. Pas in 1996 werd de eerste ombudsman voor studenten aangesteld bij de Technische Universiteit Delft. Later kwam er ook een ombudsfunctie voor personeel, als eerste in Amsterdam. Helaas is de titel ombudsman landelijk niet door wetgeving beschermd, waardoor het mandaat van de ombudsman binnen het hoger onderwijs verschilt. Uniformering hiervan en verankering van functie en bevoegdheden in de WHW zou daarbij kunnen helpen. Vlaanderen is een goed voorbeeld: daar is het al wel bij wet geregeld.

Snel (zelf) handelen
Terug naar de hogescholen. Die hebben al wel vertrouwenspersonen (intern en extern) en klachtenfunctionarissen en -commissies (extern), maar die hebben minder bevoegdheden en zijn daardoor kwetsbaarder. Bovendien staat alleen een ombudsfunctionaris echt tussen de partijen. Wanneer er een klacht wordt ingediend start gelijk de zwaarte van een formeel proces, terwijl een ombudsman er ook voor kan kiezen om eerst zelf onderzoek te doen. Daardoor kan een kwestie in een vroeger stadium, voordat een zaak escaleert, worden opgelost, wat tot een win-win situatie voor alle betrokkenen kan leiden.

Het is zaak om hier snel werk van te maken: vakbonden, studentenorganisaties en medezeggenschap dringen hier ook op aan. Nu de CAO-onderhandelingen voor het hbo lopen en er hard onderhandeld wordt, is het onze dringende wens en aanbeveling om ook deze ombudsfunctie voor het hele hbo per CAO te regelen. Hopelijk volgt dan ook het mbo. Ondertussen zou dit dan in de wet kunnen worden verankerd, zodat er een stevige juridische basis onder ligt. De sociale veiligheid kan niet zonder een veiligheidscultuur, maar daarvoor moet eerst een gedeelde veiligheidsstructuur worden belegd. Vereniging Hogescholen en vakbonden, waar wachten we nog op?