De leerlingtellingen op de eerste dag van elke maand spelen een cruciale rol in de bekostiging van schoolorganisaties. Vooral de tellingen van 1 februari en 1 oktober zijn van groot belang voor het geld dat scholen ontvangen. Het is daarom essentieel dat de leerlingadministratie altijd nauwkeurig en tijdig gegevens uitwisselt met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD). Dit meldt de PO-Raad.
Sinds de vereenvoudiging van de bekostiging is de teldatum voor scholen verschoven naar 1 februari. Deze datum bepaalt hoeveel geld een schoolorganisatie het volgende kalenderjaar ontvangt. Daarnaast blijft de teldatum van 1 oktober ook belangrijk, aangezien deze bepaalt hoeveel geld het ministerie van Financiën moet reserveren voor de gehele onderwijssector. Onvoldoende reservering kan leiden tot aanzienlijke financiële gevolgen voor alle schoolorganisaties.
Teldatums en administratieve verplichtingen
DUO stelt elke maand op de 28e vast hoeveel leerlingen bij elke schoolorganisatie staan ingeschreven. Scholen hebben altijd vier weken na elke teldatum de tijd om de administratie bij te werken of correcties door te voeren.
De gegevens die via ROD worden uitgewisseld, worden niet alleen gebruikt voor bekostiging, maar ook voor rapportages zoals Vensters/Scholen op de Kaart en sectorrapportages. Bovendien bieden ze belangrijke managementinformatie voor schooldirecties en besturen. Daarom is het van groot belang dat schoolorganisaties hun leerlingadministratie professionaliseren en de continuïteit ervan waarborgen, zelfs bij afwezigheid van medewerkers.
Overzicht van teldatums
Regulier basisonderwijs:
- 1 februari: Bepalend voor de bekostiging van de schoolorganisatie in het volgende kalenderjaar.
- 1 oktober: Bepalend voor het totale (landelijke) budget voor primair onderwijs, de ruimtebehoefte, en de bekostiging van stichting en instandhouding van scholen.
- Elke eerste dag van de maand: Bepalend voor eventuele extra bekostiging bij groei.
Gespecialiseerd onderwijs:
- 1 februari: Bepalend voor de basis- en ondersteuningsbekostiging van de schoolorganisatie in het volgende jaar.
- 1 oktober: Bepalend voor het totale landelijke budget voor primair onderwijs en de ruimtebehoefte; een lagere telling kan leiden tot taakstellingen voor het onderwijs.
- 1 juni en 1 september: Bepalend voor eventuele extra bekostiging vanuit het samenwerkingsverband via de vangnetregeling (incl. het koppelen en uitwisselen van de TLV’s).
Door de juiste aandacht aan deze teldatums te schenken en de administratie zorgvuldig bij te houden, kunnen schoolorganisaties hun bekostiging optimaliseren en financiële risico’s minimaliseren.
Door: Nationale Onderwijsgids / Fleur Zomer
