DOETINCHEM - Sinds de komst van het internet zijn veel (bedrijfs)processen efficiënter geworden en verbeterd. Dit geldt ook voor het proces van het tijdelijk en langdurig vervangen van leerkrachten in het basisonderwijs.
Steeds meer schoolbesturen, vervangingspools, personeelsclusters en administratiekantoren maken hierbij gebruik van specifieke vervangingspool software. Deze software zorgt ervoor dat alle betrokken partijen zoals de coördinator van de basisschool (meestal de directeur), de invalleerkracht en de beheerders van de pool minder tijd kwijt zijn aan het organiseren van een vervanging.
Voorheen werd er nogal eens gebruik gemaakt van een Excel of Word document om binnenkomende aanvragen van vervangingen te registreren en te plannen en vervolgens mondeling per telefoon of handmatig per e-mail te communiceren. De informatie over de beschikbaarheid en kwaliteit van de invallers is daarbij van essentieel belang en is vaak niet aanwezig.
Een van de bekendste oplossingen voor dit probleem is de VervangingsManager® van het bedrijf OnderwijsApps. Deze software maakt het leven van een invalpool beheerder een stuk makkelijker doordat het invallers volledig geautomatiseerd via SMS en e-mail informeert over nieuwe inval aanvragen die vervolgens direct bevestigd kunnen worden.
Invallers houden hun beschikbaarheid heel eenvoudig actueel en de software voorkomt ongewenste Flexwet verplichtingen door de beheerder tijdig hiervan te informeren. Ook worden declaraties van de reiskosten van invallers automatisch berekend en zijn beschikbaar voor de gebruikers.
Om de kosten van een invaller door het Vervangingsfonds vergoedt te krijgen, dient een vervangingspool allerlei informatie aan te leveren. Aangezien het Vervangingsfonds het proces van aanleveren niet voldoende geautomatiseerd heeft, is in de software een Pooltool module ontwikkeld. Hiermee wordt met een druk op de knop alle aan te leveren informatie gegenereerd en kan vervolgens aan het Vervangingsfonds aangeboden worden.
Een unieke eigenschap van de VervangingsManager® software is dat het een beoordelingssysteem bevat waarmee zowel een basisschool als een invaller achteraf elkaar kunnen beoordelen. Hiermee verzamelt de vervangingspool belangrijke management informatie waarmee de kwaliteit van de vervangingen verbeterd kan worden.
Al deze mogelijkheden dragen bij aan een veel efficiënter proces waardoor tijd en geld bespaard wordt voor zowel scholen als beheerders van vervangingspools.
© Nationale Onderwijsgids
(advertorial)
